Spie, spine e riconoscenza

Avevo appena scoperto di dover partire immediatamente per un’urgenza lavorativa in una regione vicina: una questione di rapida soluzione, ma molto importante e che richiedeva necessariamente la mia presenza. Il bagaglio per le trasferte brevi ed impreviste era già pronto in auto, io stesso ero pronto, ma non la mia macchina. Da qualche giorno una spia inquietante si accendeva, a volte anche senza un perché apparente: forse era solo un contatto elettrico, ma se fosse stato un segnale di qualcosa di più preoccupante, avrebbe significato guai. Non potevo partire con questo dubbio.

Chiunque svolga una professione che, come la mia, richiede contatto con le persone in luoghi diversi e a volte lontani, sa che il tema degli spostamenti e dei mezzi che lo consentono, è prioritario. “La mia automobile, fedele compagna di tanti viaggi, deve sempre essere controllata e operativa”: questo è il mantra che ho sempre ripetuto a me stesso. Chiamatela pigrizia, incoscienza o semplicemente, come direbbero gli esperti di “Time Management”, “procrastinazione”, sta di fatto che, quella volta, mi ero fatto trovare impreparato da un imprevisto e non sapevo come unire la necessità di partire, con tempi così ristretti per risolvere l’inconveniente.

Decido di passare dal mio meccanico di fiducia, che chiamerò G., professionista esemplare, meccanico esperto, persona piacevole e sempre cordiale. Avevo nel tempo potuto conoscere tutte queste qualità personali e professionali, ma non mi ero mai trovato nella necessità di misurarle in condizioni di estrema urgenza e stress. Dovevo presentargli il problema e fare la domanda difficile: “Riesci a guardarla subito? Devo partire tra pochi minuti”.

Non sapevo come l’avrebbe presa: stavo entrando “a gamba tesa” sulla sua pianificazione della giornata e sul resto delle sue attività, tutte ovviamente importanti e a loro modo urgenti. Essere clienti e richiedere la giusta attenzione è un conto, aspettarsi con uno “schiocco di dita” che l’altra persona si attivi per te, subito e senza discussioni potrebbe essere un’aspettativa presuntuosa.

Provo a spiegare a G. il tutto e gli sottopongo la fatidica domanda. Lui mi guarda, sorride e mi dice: “da quanti giorni si accende la spia?”. Mi conosceva così a fondo? Sapeva della mia colpevole “procrastinazione”? Gli rispondo e mi sento dire: “ok, do un occhiata: ci metto due minuti!”. Lasciata la vettura su cui stava lavorando (non prima di avere messo in sicurezza sia il mezzo che le attrezzature che stava utilizzando), si dedica alla mia “malata”.

In brevissimo tempo, forse un po’ più di due minuti, dopo un controllo elettronico e un riavvio, arriva la diagnosi: “era solo un contatto, come supponevo. Se fosse stato un problema più grave, non avresti potuto circolare per più di qualche chilometro. Puoi partire senza problemi!” Mi congeda senza volere alcun compenso e torna al lavoro che aveva sospeso per me.

Avevo scoperto di lui un’altra qualità che lo ha reso ai miei occhi ancora più importante. Non è stato un intervento così unico ed esclusivo: immagino che, quando possibile, G. restituisca a tutti questa attenzione e non è certo il solo a gestire il tema della coesistenza di un’attività che richiede tempo e attenzione massima, con un’attività più “semplice” e con tempi di esecuzione molto bassi. 

Senza forse conoscerla, in questa vicenda il mio meccanico aveva, applicato quella che David Allen nel suo metodo di gestione attività “GTD – Getting things done” chiama la “Regola dei Due Minuti”: “Se un’attività che devi svolgere richiede meno di due minuti per essere completata, falla subito”.

Con tutte le precisazioni del caso e le opportune contestualizzazioni, ho sempre visto questo principio come molto utile ed affascinante: una sfida personale e professionale. Penso sia un ottimo allenamento contro la tendenza a spostare in avanti attività che sappiamo essere semplici e rapide, di cui rischiamo però di sottovalutare l’importanza e l’urgenza per chi ce le commissiona. È importante, d’altra parte, non cadere nella trappola che potrebbe portarci a dedicare tutta la giornata esclusivamente alle attività che ci richiedono “due minuti” per essere svolte. Negli anni, una serie di riflessioni e di approfondimenti sul tema mi hanno portato a correlare alla “Regola dei Due Minuti” un principio che mi piace chiamare “CdR – Credito di Relazione”.

Per G. quella da me segnalata era una delle tante e semplici situazioni da risolvere. Il mio problema, per me, era “Il Problema” e avere trovato, grazie alla sua disponibilità, rapida ed efficace soluzione ha avuto su di me lo stesso effetto generato nel leone della celebre favola ripresa nel tempo da diversi autori: togli una spina dalla zampa del leone e te ne sarà grato, dimostrandoti la sua eterna riconoscenza quando ne avrai bisogno.

Applicare la “Regola dei Due Minuti” dedicando la propria disponibilità a chi ne ha urgenza o bisogno potrebbe generare un “Credito Di Relazione” che a sua volta potrebbe portare con sé una riconoscenza di cui potrai beneficiare in futuro. In particolare, questa riconoscenza si potrebbe declinare in diversi modi:

1. Si evidenzierà la disponibilità, ma anche l’onestà e la trasparenza nel dare priorità, quando possibile, ad un’esigenza imprevista o impellente, rinforzando positivamente l’immagine di noi stessi agli occhi degli altri;
2. Un intervento tempestivo dimostrerà, da una parte che siamo in grado di gestire oculatamente il nostro tempo, dall’altra che abbiamo a cuore quello dell’altro;
3. Essere disponibili quando possibile, contribuirà a fortificare la nostra autorevolezza e ci permetterà più facilmente di essere compresi quando non potendo svolgere subito l’attività, ci troveremo nella condizione di dover negoziare i tempi di consegna.

Nella vita personale e privata ho trovato davvero molto utile applicare queste semplici regole di buon senso e che tutti forse abbiamo in mente: mantenerci allenati sul tema e cercare di farlo “una volta di più” è l’obiettivo che ciascuno di noi potrebbe darsi.

G. sa che di questa sua disponibilità cerco di non abusare troppo, non rendendola scontata e dovuta, lasciando che la sua applicazione della “Regola dei Due Minuti” sia per me sempre una sua “Piccola Magia Quotidiana”.

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